Sesuai dengan hukum Indonesia, dokumen ini merinci kebijakan acara mengenai penanganan Informasi Identifikasi Pribadi pesertanya (dari sini disingkat “IIP”) dengan tujuan menyediakan layanan yang telah didaftarkan dan dibayar oleh peserta. Layanan ini meliputi:
- Kemampuan untuk menggunakan platform untuk membayar, mengelola, memodifikasi, dan mengonfirmasi profil peserta, undangan, dan informasi terkait memberi mereka kemampuan untuk menggunakan platform untuk menghadiri acara tersebut.
- Sebuah elemen yang mengidentifikasikan kepemilikan undangan oleh anggota, yang memberikan status peserta kepada mereka, dan yang dapat ditukarkan dengan badge untuk menghadiri acara tersebut.
- Keikutsertaan pemegang badge sebagai peserta di acara.
IIP umum yang diperlukan dari peserta sebagai imbalan atas layanan meliputi:
- Nama lengkap resmi, sebagaimana tertera pada kartu identitas yang dikeluarkan pemerintah.
- Tanggal lahir, sebagaimana tertera pada kartu identitas yang dikeluarkan pemerintah.
- Alamat email
- Data pembayaran tersimpan yang menghubungkan pembayaran peserta melalui layanan pembayaran pihak ketiga dengan pembayaran mereka. Detail lebih lanjut tentang data yang dibagikan dan disimpan dari penyedia pembayaran diuraikan di bawah ini.
Data opsional mencakup nomor telepon, dan IIP yang berkaitan dengan individu pihak ketiga (termasuk namun tidak terbatas pada anggota keluarga, teman, atau kenalan lainnya). Adalah kewajiban para peserta untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan dari orang-orang ini.
Melalui penyedia pembayaran, staf menyimpan IIP turunan sebagai persyaratan untuk menawarkan Layanan kepada peserta. Staf menggunakan informasi ini untuk memastikan pembayaran atas layanan staf telah diterima dan bertindak sebagai data rekonsiliasi untuk pembukuan.
Definisi dan Interpretasi
- “Platform” merujuk pada Platform Komunitas Indonesia Furs.
- “Acara” merujuk pada Indonesia Weekend Anthro Gathering 2024
- “Layanan” merujuk sebagai istilah umum untuk platform, acara, dan segala hasil fisik, digital, atau pengalaman lainnya yang merupakan bagian dari pemenuhan barang dan layanan yang disediakan oleh platform atau staff.
- “Staf” merujuk pada komite pengarah yang bertanggung jawab atas organisasi dan pengelolaan platform dan acara. Staf merupakan organisasi sosial tidak berbadan hukum yang berlokasi di Jakarta, Indonesia.
- “Anggota” merujuk pada individu yang berhasil membuat akun di platform.
- “Peserta” merujuk pada individu yang berhasil melakukan transaksi di platform dan menerima bukti pembayaran melalui situs atau email.
- “Tempat Acara” merujuk pada tempat fisik tempat acara akan diadakan, yang berhak diakses oleh peserta setelah membayar biaya kontribusi.
IIP dari Partner Pembayaran
Informasi yang staf simpan dari partner pembayaran meliputi:
- ID Pembayaran, yaitu nomor ID yang dihasilkan sistem yang menghubungkan transaksi yang diproses oleh mitra pembayaran staf dengan sistem internal staf.
- Sumber dana pembayaran, yaitu metode pembayaran yang dipilih peserta untuk mendanai pembayaran biaya kontribusi mereka. Ini termasuk transfer bank, rekening virtual, dompet elektronik, QRIS, QR lintas negara, pembayaran debit langsung, pembayaran kartu kredit dan debit, serta pembayaran tunai di toko swalayan.
- Status pembayaran, yaitu indikasi keberhasilan/kegagalan pembayaran peserta yang digunakan staf untuk memverifikasi validitas pembayaran dari penyedia staf, untuk secara sistematis menerbitkan undangan yang memberikan hak kehadiran peserta terhadap acara, barang, layanan, dan pengalaman terkait, serta hak atas layanan berbayar.
- Permintaan Chargeback/Reversal/Claim/Void dari sumber dana pembayaran, yang menunjukkan jika telah ada permintaan koreksi dari penyedia pembayaran. Staf menggunakan informasi ini untuk memeriksa ulang klaim koreksi apa pun atau untuk membatalkan pembayaran biaya kontribusi jika berlaku.
- Stempel waktu terkait Pembayaran, untuk memantau penyelesaian pembayaran dan merekonsiliasinya dengan status terkini antara platform dan penyedia pembayaran.
- Log sistem terkait antara platform staf dan penyedia pembayaran untuk pemantauan stabilitas dan ketersediaan platform.
Informasi yang tidak disimpan dan tidak dapat diakses oleh staf dari partner pembayaran staf meliputi:
- Detail sumber dana pembayaran peserta. Staf tidak menyimpan nama rekening peserta, lembaga sumber dana, nomor rekening, saldo yang tersedia, nomor kartu debit atau kredit, CVC/CVV, tanggal kedaluwarsa, kode OTP atau PIN, token otentikasi, skor kredit, hasil pemeriksaan kepatuhan, nomor telepon (selain yang diberikan sukarela dan langsung ke platform), dan IIP Spesifik lainnya yang dapat mengungkap informasi keuangan sensitif.
Silakan rujuk syarat dan ketentuan serta kebijakan privasi yang ditetapkan oleh staf penyedia pembayaran untuk kebijakan mereka sendiri tentang melindungi informasi dan kelengkapan pembayaran peserta.
Penggunaan Data
IIP secara umum akan digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk:
- Memberikan layanan yang ditawarkan pada platform kami dan pada acara kepada peserta, yang mungkin bersifat digital, fisik, atau pengalaman.
- Penerbitan undangan kehadiran acara, yang dapat ditukarkan oleh peserta dengan badge khusus di acara. Badgae ini dapat diidentifikasi secara unik untuk setiap peserta, sehingga membantu menjaga kenyamanan dan keamanan mereka.
- Referensi silang IIP peserta dengan ID resmi (seperti KTP Indonesia, SIM, paspor, atau SIM dari wilayah tertentu) pada saat pendaftaran. Hal ini untuk menegaskan bahwa pemegang badge adalah pemilik undangan yang sah.
- Mengidentifikasi peserta dalam ruang acara untuk mempromosikan lingkungan yang aman dan nyaman bagi semua.
Staf kami tidak akan menggunakan IIP untuk pemrosesan otomatis. Tinjauan manual atas informasi peserta, jika perlu, akan fokus pada:
- Memvalidasi keakuratan data, seperti ejaan nama dan alamat email, untuk memfasilitasi layanan seperti pertukaran badge.
- Memastikan kepatuhan peserta terhadap Kode Etik staf untuk keselamatan dan ketertiban secara keseluruhan. Jika terjadi pelanggaran, IIP terbatas dapat dibagikan kepada pimpinan acara untuk tindakan yang diperlukan.
- Mematuhi permintaan data yang sah dari pihak berwenang sesuai dengan peraturan Indonesia.
Dalam memberikan layanan, staf akan menggunakan IIP untuk:
- Mengizinkan peserta untuk mengelola informasi mereka melalui platform kami.
- Konfirmasikan identitas peserta selama pendaftaran acara, di mana mereka mengubah undangan mereka menjadi badge masuk fisik.
- Pastikan jenis badge yang berhak diterima oleh peserta, berdasarkan peran mereka (misalnya, pemain, panelis) dan hak istimewa yang terkait dengannya.
Staf tidak akan mengumpulkan IIP spesifik melebihi jumlah yang diperlukan untuk penyediaan layanan. Namun, peserta dapat secara sukarela memberikan informasi tambahan untuk kesehatan dan keselamatan mereka, seperti isu kesehatan atau kontak darurat. Ini akan dikelola secara bertanggung jawab dan hanya digunakan jika diperlukan.
Terakhir, IIP peserta tidak akan dijual, ditransfer, atau dibagikan, kecuali untuk memenuhi permintaan yang sah berdasarkan peraturan Indonesia.
Hak Peserta
Jika peserta tidak lagi ingin secara sukarela memberikan IIP kepada staf, mereka perlu memberi tahu staf secara tertulis ke [email protected], dan staf akan mencabut semua IIP peserta dengan konfirmasi tertulis. Sebagai akibatnya, hal ini juga akan membatalkan keanggotaan peserta dari platform, partisipasi dalam acara, dan kepemilikan undangan dan badge mereka. Jika peserta telah membayar biaya kontribusi dan secara sukarela meminta untuk menghapus IIP mereka, peserta akan tetap tunduk pada kebijakan pengembalian dana.
Staf berhak menolak permintaan akses, koreksi, dan/atau penghapusan sebagian atau keseluruhan IIP yang berada di bawah kekuasaannya jika penolakan tersebut diamanatkan oleh undang-undang hukum yang berlaku. Hak prerogatif ini terutama berlaku dalam skenario di mana IIP mencakup referensi ke individu lain, atau jika permintaan tersebut dianggap bersifat sugestif untuk melanggar syarat dan ketentuan atau hukum yang telah ditetapkan.
Merekam Dalam Acara
Peserta dapat difoto, difilmkan, atau direkam suaranya untuk tujuan publikasi atau keamanan selama acara berlangsung oleh staf yang berwenang. Jika peserta ingin agar staf acara tidak memfilmkan peserta tersebut, harap informasikan kepada staf secara lisan selama acara dan staf akan mengambil tindakan terbaik untuk mengecualikan peserta dari dokumentasi yang dapat diakses atau dilihat oleh publik.
Harap dicatat bahwa ini tidak berlaku untuk fotografi, video, atau klip suara yang diambil oleh sesama peserta. Untuk menghormati privasi satu sama lain, staf meminta semua peserta untuk mematuhi bagian Perekaman di Kode Etik yang mengatur cara acara mengharapkan peserta untuk menghormati satu sama lain dalam hal perekaman media audiovisual.
Pelepasan Tanggung Jawab
Meskipun staf telah berupaya keras untuk mengamankan data, kerentanan yang melekat pada transmisi data internet berarti bahwa perlindungan mutlak terhadap intersepsi, akses, pengungkapan, perubahan, atau penghancuran yang tidak sah tidak dapat dijamin secara pasti, karena faktor eksternal di luar kendali mereka.
Sesuai dengan hukum yang berlaku, peserta membebaskan staf dari segala tanggung jawab atas klaim, kerugian, kewajiban, biaya, kerusakan, dan pengeluaran yang timbul secara langsung atau tidak langsung dari aktivitas yang dilakukan di luar platform mereka.
Perubahan Kebijakan
Staf memiliki kebijaksanaan untuk meninjau dan mengubah dokumen ini secara berkala, untuk menyelaraskannya dengan kemungkinan pengembangan organisasi dan/atau modifikasi mandat hukum atau peraturan. Jika staf memilih untuk merevisi Kebijakan Privasi ini, pemberitahuan perubahan tersebut akan dikomunikasikan melalui saluran resmi.
Para peserta setuju bahwa mereka berkewajiban meninjau dokumen ini secara berkala agar tetap mendapat informasi tentang praktik dari acara dan platform. Penggunaan atau akses terus-menerus ke platform akan ditafsirkan sebagai persetujuan terhadap Kebijakan Privasi yang direvisi dan dimodifikasi.
Prosedur Komunikasi
Untuk pertanyaan, masukan, keluhan, atau klaim sehubungan dengan dokumen ini, atau untuk menggunakan hak sebagai anggota atau peserta yang tidak dapat diplayani di platform, korespondensi harus diarahkan melalui email ke: [email protected]